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  • Avery Zweckform Bautagesbericht 1301 105x200 gelb 2x50Blatt

    Artikel-Nr.: SO-114016800

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  • Sigel Auftragsformular SD001 DIN A5 selbstdurchschreibend 2x40Blatt

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  • Sigel Auftragsformular SD002 DIN A5 selbstdurchschreibend 3x40Blatt

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Formulare

Formulare dienen der Erfassung und der Ansicht von Daten. Sie liegen entweder in Papier oder in elektronischer Form vor (das sogenannte Webformular) und haben häufig arbeitsvorbereitende Funktionen. Ihre Verwendung wird häufig genutzt für Eintragungen und Bearbeitungen von Geschäftsfällen und täglichen geschäftlichen Vorgängen. Formulare gibt es in vielen verschiedenen Ausführungen und für die unterschiedlichsten Bereiche. Beinahe jedes Berufsfeld benötigt ein branchenspezifisches Formular, welches auf den jeweiligen Arbeitsbereich ausgerichtet ist. Dazu zählen beispielsweise Formularbücher/-blätter für die Finanzbuchhaltung, für die Warenwirtschaft, für Vertragsabschlüsse, für das Personalwesen, für das Transportwesen, für Handwerker, für Behörden und sicherlich noch viele mehr. Eine große Auswahl an Formularen finden Sie auf der Seite http://www.mercateo.com/kw/Formulare/Formulare.html, wo Ihnen geschulte Mitarbeiter sehr gerne beratend zur Seite stehen.

Formularbücher

Formularbücher sind meistenteils bereits vorgefertigt und müssen fachgerecht und ordentlich geführt werden. Sie entsprechen den gesetzlichen Bestimmungen und verschaffen einen Überblick über Ihr Unternehmen im Hinblick auf die Finanzen oder die Warenwirtschaft. Diese Formulare sollten ordnungsgemäß abgeheftet werden, damit diese bei Rückfragen oder einer Prüfung problemlos zu finden sind. In der heutigen Zeit werden immer häufiger Formulare auf dem elektronischen Weg genutzt, um Berichte zu verfassen oder wichtige Daten zu sichern. Ganz gleich auf welchem Weg Formulare in Anspruch genommen werden, sie sind überaus wichtig, um im Unternehmen die Übersicht zu behalten. Alle Formulare, ganz gleich ob in Papierform oder im Web, muss ein Unternehmen zehn Jahre aufbewahren und dementsprechend fachgerecht ablegen. Für eine platzsparende Aufbewahrung wird der PC immer beliebter, da schriftliche Belege sehr viel Platz einnehmen.

Formulare für die Warenwirtschaft

Zu den Formularen in der Material- und Warenwirtschaft zählt neben dem Inventarbuch, dem Lieferschein und der Materialanforderung auch das Warenausgangs- und Wareneinangsbuch. Diese Formulare und noch viele mehr helfen dabei, die Planung und Steuerung der Materialien im Unternehmen im Überblick zu behalten. Die übersichtlichen Formulare sorgen für reibungslose Abläufe in den einzelnen Abteilungen und helfen den Verkauf, das Lager, den internen Transport und ähnliches zeitnah zu dokumentieren. Häufig sind einzelne Abteilungen untereinander verbunden, so dass Formulare eine übergreifende Funktion besitzen und dementsprechend sorgfältig geführt werden müssen. Der Vorteil dieser Belege besteht darin, dass keine wichtigen Angaben zu einem bestimmten Vorgang vergessen werden. Die vorgegebenen Ausfüllfelder sorgen für chronologische Einträge und für eine numerische Abfolge. Die Felder selber sind immer auf einem aktuellen Stand und absolut gesetzeskonform.

Formulare für die Finanzbuchhaltung

Für die Finanzbuchhaltung werden ebenfalls verschiedene Formulare benötigt. Hierbei ist besonders wichtig das Kassenbuch, der Quittungsvordruck, der Mahnvordruck, das Rechnungsformular, das Überweisungsformular und noch einige mehr. Gerade in der Finanzbuchhaltung ist es sehr wichtig, alle Ein- und Ausgaben gründlich zu erfassen. Wenn mehrere Personen Zugriff auf die Kasse haben, ist die Führung eines Kassenbuches sehr von Vorteil, da Ein- und Ausgaben sehr genau dokumentiert werden. Alle Einträge sollten in zeitlicher Reihenfolge erfolgen. Für den Steuerberater ist die Prüfung des Kassenbuches dadurch um ein Vielfaches einfacher. Ganz gleich ob im Sekretariat, in Schulen, Kirchen, Tierheimen oder anderen Einrichtungen, Formulare für die Buchhaltung spielen in jedem Bereich eine wichtige Rolle. Angaben, beispielsweise Datum, Buchungstext, Einnahmen brutto und netto sowie die Mehrwertsteuer müssen steuerrechtlich gemacht werden und sollten daher ordnungsgemäß eingetragen werden. In größeren Betrieben empfiehlt sich gerade für die Finanzbuchhaltung eine Software mit den benötigen Formularen zu nutzen, da hierbei auch selbständig die Salden bereits berechnet werden. Es gibt keine losen Blätter mehr, und die Eintragungen erscheinen übersichtlich auf dem PC und lassen Steuererklärungen kinderleicht werden.

Formulare für einen ordentlichen Vertragsabschluss

Verträge werden in vielen verschiedenen Bereichen abgeschlossen und das spiegelt sich in den jeweiligen Formularen auch wieder. Neben einem Bausparvertrag, dem Gesellschaftsvertrag, dem (Kfz-)Kaufvertrag und einem Miet-/Pachtvertrag gibt es auch Verträge für bestimmte Arbeitsbereiche. Dazu zählt das Personalwesen ebenso wie das Bankwesen. Verträge spielen eine wichtige Rolle in unserem Leben, denn sie sind unabdingbar und machen Menschen oder Unternehmen zu Geschäftspartnern. Die wohl bekanntesten Verträge sind die Miet- und Arbeitsverträge. Sie begleiten den Menschen ein Leben lang, denn sie gehören zur Existenzgrundlage mit dazu. Ein Arbeitsvertrag legt arbeitsrelevante Daten, beispielsweise Arbeitszeit, Urlaubsanspruch und Gehalt, fest. Diese Formulare sind meistenteils schon vorgefertigt und müssen nur um persönliche Angaben ergänzt werden. Im Gegensatz zu einem Kaufvertrag handelt es sich bei einem Mietvertrag um einen Leihvertrag. Dieses lässt sich anhand einer Wohnung sehr gut darstellen. Sie wird von dem Eigentümer lediglich gegen einen Mietpreis zur Verfügung gestellt. Veränderungen oder eventuelle Umbauten dürfen nur nach vorheriger Absprache durchgeführt werden, da es sich nicht um das eigene Eigentum handelt. Wurde die Wohnung jedoch per Kaufvertrag von dem Eigentümer gekauft, ist der Käufer für alle relevanten Angelegenheiten selber zuständig. Ein Kaufvertrag schützt vor bösen Überraschungen und sichert Käufer und Verkäufer gleichsam ab. Auch gibt es häufig schon vorgefertigte Formulare, die lediglich um wesentliche Daten ergänzt werden müssen.

Formulare bei der Behörde

Eine Behörde, beispielsweise das Finanzamt, benötige eine Vielzahl an Formulare, um rechtlich verbindliche Erklärungen abzugeben. Doch auch andere Stellen benötigen bestimmte Formulare, um weiter arbeiten zu können. Zu diesen Formularen zählen z.B. das Meldeformular, die Patientenverfügung, das Anwalts- und Gerichtsformular oder das Testament. Eine Vollmacht ist ein überaus wichtiges Formular, da andere damit beauftragt werden können, Behördengänge zu tätigen oder Einsicht in Krankenakten zu erhalten. Sie unterstützen den Willen des Ausstellenden und erleichtern ihm viele Gänge. Das Testament gehört mit zu den wichtigsten Formularen. Wurde nie ein Testament verfasst, fällt das Erbe, ganz gleich welcher Art es ist, an den Staat. Das Testament sorgt dafür, einen rechtmäßigen Erben zu nennen und diesen dadurch zu schützen. Ein Formular für den Anwalt oder das Gericht sieht hingegen etwas anders aus. Ohne eine schriftliche Vollmacht darf ein Anwalt seinen Mandanten rechtlich nicht vertreten. Für den Fall einer Gerichtsverhandlung oder eines längeren Mandates kommt wiederum ein Prozesskostenhilfeantrag zum Tragen. Dieser kommt meist bei den Mandanten in Frage, die nur über ein geringes Einkommen verfügen.

Formulare für den Bau und das Handwerk

Bau- und Handwerksformulare dienen meist als Nachweis und werden für die Rechnungsgrundlage benötigt. Jede fach- und sachgerechte Ausführung muss detailgetreu aufgeführt und dokumentiert werden. Dieses wird in der Regel in einem Bautagebau, dem sogenannten Bautagesbericht, vorgenommen. Hier werden baustellenrelevante Eintragungen vorgenommen, zu denen das Wetter, die Anzahl der Arbeitnehmer, die Arbeitsstunden oder besondere Vorkommnisse gehören. Das Aufmaßtagebuch dokumentiert die täglichen Bauleistungen. Baupläne und ortsnahe Objektmessungen lassen sich vergleichen und im Tagebuch aufzeichnen. Die Rapportbücher stellen einen wichtigen Bestandteil der Rechnungs- und Materialkalkulation dar. Arbeitszeit, Material und gegebenenfalls Arbeitsgeräte werden detailgetreu aufgeführt und können so in der Lohnabrechnung mit einbezogen werden.

Formulare für das Personalwesen

Zu den Formularen im Personalwesen gehören nicht nur Formulare für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern auch Verträge, Unfallformulare und Formulare für die Personaldaten. Gerade im Personalwesen sind Formulare ein wesentlicher Bestandteil. Hier sammeln sich nicht nur Daten über jede einzelne Person, sondern es findet auch eine ordnungsgemäße Abrechnung statt. Für eine Abrechnung benötigt das Personalwesen Bon-Bücher aus der Gastronomie, Nachweisehefte für tageweise Beschäftigte, Stundennachweise für Aushilfen, Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen und vieles mehr. Eine umfangreiche Auswahl an Formularen, die jedoch wichtig ist für eine korrekte Abrechnung. Im Zuge der EDV und der Digitalisierung ist es gerade im Personalwesen eine Arbeitserleichterung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen über vorgefertigte Formulare auf dem PC durchzuführen. Arbeitsabläufe werden erleichtert, da der PC viele Arbeiten eigenständig übernimmt.

Formulare für das Transportwesen

Der Transport von Gütern erfordert eine gute Logistik. Hier werden nicht nur Güter transportiert, sondern es müssen auch eine Vielzahl an Vorschriften eingehalten werden, damit der Transport einwandfrei gewährleistet werden kann. Zu den Vorschriften gehören Versicherung, Sicherheit und steuerliche Regelungen, die alle miteinander zusammen hängen. Es beginnt bereits bei der Tachoscheibe, die Geschwindigkeit, Ruhepause und Fahrtzeit genau protokolliert. Wichtig ist weiterhin ein Frachtbrief, Lieferschein oder eine Ladeliste, die genaue Informationen über die Ladung angeben. Im Falle einer Kontrolle helfen die Daten auf dem Lieferschein sehr, genaue Angaben über die Ladung machen. Gerade im Transportwesen ist ein Schuldanerkennungsformular von großer Wichtigkeit. Dieses Formular schützt den Spediteur bei Nichtzahlung nach Auslieferung der Ware.

Formulare für Notizen

Viele Formulare erweisen sich im Alltag als sehr nützlich. Mit Hilfe eines Notizblockes lassen sich bei Besprechungen schnell Notizen machen, um später darauf zurück greifen zu können. Während eines Telefongespräches können kurz Aufzeichnungen gemacht werden, um diese dann als Aktennotiz weiter zu leiten. Auch hierbei gibt es bereits Vordrucke, die nur noch ergänzt werden müssen. Dazu zählt beispielsweise auch das Faxformular. Häufig sind diese Deckblätter bereits im PC gespeichert, so dass sie nur noch vervollständigt und ausgedruckt werden müssen. Ein Faxformular ist eine Mischung aus einem Notizblock und einem Kurzbrief. Kurzbriefe kommen zum Einsatz wenn es darum geht, wichtige Informationen kurz und knapp weiter zu geben. Damit auch ein Kurzbrief den dazugehörigen Unterlagen zugeordnet werden kann, sollte er immer mit einem Aktenzeichen, einer Rechnungsnummer oder einem Kurzzeichen versehen werden. Stichpunkthaltige Informationen lassen sich mit einem Kurzbrief schnell und sicher weiter leiten. Kurzbriefe gibt es auch bereits mit vorgegebenem Druck, wo es nur erforderlich ist, Vorgabefelder anzukreuzen, die vollständige Texte ersetzen, aber kurz und präzise sind.

Ganz gleich, um welchen Beruf oder um welches Unternehmen es geht, Formulare gehören zum Alltag dazu und sind dort nicht mehr wegzudenken. Sie bringen sehr viele Vorteile mit sich und können auch eine schützende Wirkung haben.

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