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  • ALCO Gummiring 739 50mm Kautschuk rot 500g/Pack.

    Artikel-Nr.: SO-176027730

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  • Falken Prospekthülle Premium 11298718 DIN A4 glasklar 5 St./Pack

    Artikel-Nr.: SO-126117203

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  • ALCO Gummiring 740 65mm Kautschuk rot 500g/Pack.

    Artikel-Nr.: SO-176027830

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  • HAN Briefablage KLASSIK 1027-X-14 DIN A4/C4 blau

    Artikel-Nr.: SO-127031050

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Die Archivierung in einem Unternehmen

Wenn die Unterlagen über längere Zeit aufbewahrt werden müssen, dann handelt es sich dabei um die Archivierung. Diese Methode ist in einem Unternehmen nicht selten und erfordert spezielle Dinge. So können Hefter und Mappen bei der Archivierung von Unterlagen sinnvoll sein. Unterlagen die nicht mehr benötigt werden, können in einem Papierkorb eingeworfen werden. Nun finden sich verschiedene Möglichkeiten um Papiere und Unterlagen sinnvoll und dennoch brauchbar unter zu bringen. Aber nicht nur in Unternehmen werden Aktenordner archiviert. Auch Private Haushalte archivieren. Dies ist häufig nicht so geläufig, findet aber dennoch statt. Die Archivierung in großen Unternehmen ist sehr wichtig, denn es kann vorkommen, dass diese Akten immer wieder gezogen werden müssen. Es bieten sich für die Aufbewahrung von Unterlagen verschiedene Möglichkeiten an. Diese Unterlagen müssen aber gegebenenfalls noch vorbereitet werden um korrekt eingelagert zu werden.

Wie lange dauert die Archivierung an?

Unternehmen müssen Unterlagen, die das Unternehmen betreffen eine bestimmte Zeit aufbewahren. Es gibt so genannte Archivierungs-Fristen. Diese Fristen sollten zudem auch eingehalten werden. Aber nun kann es auch passieren, dass eine Archivierung länger dauert, als sie eigentlich soll. Wichtig ist aber, das die Unternehmen diese Fristen einhalten. In einem bestimmten Zweig wie beispielsweise einer Einrichtung in der Geburtenregister gelagert werden findet die Archivierung über viele Jahre statt. Das kann dann durchaus bis zu 100 Jahre nach der Geburt des Menschen so sein. Diese Unterlagen müssen vorbereitet werden. Finden sich etwaige Heftklammern in den Unterlagen? Dann müssen diese vor der Einlagerung entfernt werden. Auf Dauer gesehen werden die Heftklammern beginnen Rost anzusetzen. Das wird sich auf die Unterlagen auswirken und diese im schlimmsten Fall unkenntlich machen.

Die Einlagerung von Akten

Nun sollte aber auch geachtet werden, wie die Unterlagen eingelagert werden. Sind es Akten, dann sollten die Ordner stets richtig stehen. Bildet sich eine Lücke? Dann kann es passieren, dass die Ordner sich verformen. Das sollte nicht passieren. Besonders in einem Archiv ist es wichtig, wie die Akten aufbewahrt werden. Ein Archiv ist nicht selten im Keller oder in einem sehr dunklen Bereich. Haben Sie vielleicht eine Ahnung warum das so ist? Eine Akte kann im Laufe der Zeit ausbleichen. Damit das nicht geschieht, ist es sinnvoll diese Unterlagen in der Dunkelheit auf zu bewahren. Diese Akten müssen dann sogar zwangsläufig so aufbewahrt werden. Um die Akten zu transportieren, kann eine Box verwendet werden. Wer seine Akte wirklich sicher haben möchte sollte dringend darauf achten, wie diese Akte aufbewahrt wird.

Verschiedene Arten

Aktenordner, wie zuvor schon erwähnt können dabei helfen, die Akten korrekt auf zu bewahren. Eine weitere Möglichkeit besteht darin Klarsichthüllen zu verwenden. Diese Helfer können besonders empfindlichen Papieren zum Vorteil werden. Akten und Papier waren noch vor einigen Jahren sehr dünn. Diese Papier gilt es zu bewahren. Es sind häufig sogar wichtige Unterlagen. Die Archivierung sollte immer im trockenen stattfinden. Hier sind Bücher und Akten am besten aufgehoben. Die Akte ist am besten aufgehoben in einem dunklen Archiv.

Helfer für Unterlagen aufbewahrung

Die vielen Helfer müssen sorgfältig eingekauft werden. Es ist nur wichtig, das immer eine Inhaltsangabe erfolgt. Auf einem Aktenordner muss zwingend der Inhalt angegeben werden. Das erübrigt dann auch langes Suchen. Ordnung ist das Halbe Leben sagt man immer und das stimmt auch. In einem Archiv ist Ordnung nun besonders wichtig und das wird sich auch auf die Art der Archivierung auswirken. Wer sich und dem eigenen Unternehmen einen großen Gefallen tun möchte, sollte die Archivierung nicht irgend jemandem überlassen. Eine solche Aufgabe gehört in geschulte Hände aber in erster Linie in den richtigen Raum mit einer guten Ausstattung. Dazu gehören nunmal auch verschiedene Ordnunsgssysteme. Hängeregale können sich für Akten eignen, die aufgehängt werden können. Diese Akten sind dann meistens ideal so aufbewahrt. Ein Archiv kann sich auch im jeweiligen Büro befinden. Hier sollte aber auch für ein dunkles Klima gesorgt werden. Ein verschließbarer Schrank ist vollkommen ausreichend.

Wie lange sollen die Akten aufbewahrt werden?

Egal wie lange die Archivierung anhält, wichtig ist, das die Akten immer richtig und korrekt aufbewahrt werden. Das spielt sogar eine große Rolle. Hefter und Papiere können helfen Ordnung in ein Chaos zu bringen. Diese Ordnung ist zudem wichtig und sollte auch eingehalten werden. Mit der Archivierung wird viel Ordnung einkehren, die einfach zu bewältigen ist. Wer sich von Beginn an, mit der Archivierung auseinandersetzt, wird sich viel Ärger ersparen. Egal wie groß das Unternehmen ist und wie lange es schon besteht, ein eigenes Archiv ist sinnvoll. Am besten ist es, hierfür einen speziellen Raum einzuplanen. Dieser darf sich auch gerne im Keller befinden. Nur nass darf dieser Raum nicht sein. Viel Dunkelheit ist das Beste für die Unterlagen. Dadurch bleiben sie eine lange Zeit erhalten und vor allem Lesbar für andere.

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